ЭДО для розницы: зачем использовать

Электронный документооборот постепенно входит во все сферы деятельности, и для владельцев бизнеса это означает необходимость перехода на новый формат взаимодействия с госорганами и контрагентами. Рассмотрим, зачем торговле переходить на ЭДО.

ЭДО и его преимущества для розницы

Электронный документооборот предполагает создание, обработку и пересылку предварительно заверенных электронной подписью документов в электронном формате. При этом документы имеют такой же правовой статус, что и бумажные, но надежнее в плане безопасности и защиты от фальсификаций.

Госорганы внедряют различные специализированные сервисы для обмена электронными документами, с помощью которых можно отправлять бухгалтерскую и налоговую отчетность в пару кликов. Для удобства взаимодействия между разными структурами разрабатываются единые формы электронных документов (счета-фактуры, актов, накладных и т.д.).

Трудовое законодательство разрешает оформлять прием и увольнение сотрудников с использованием кадрового ЭДО. Такая оптимизация работы с персоналом упрощает ведение кадрового учета.

Кроме этого, электронный документооборот помогает автоматизировать товароучет: получая накладные в электронном виде легко загружать товар в учетную программу, не нужно вводить данные вручную, что особенно важно при большом ассортименте. При этом вероятность ошибок сводится к минимуму.

Таким образом, ЭДО в сфере торговли позволяет сэкономить финансовые и человеческие ресурсы, затрачиваемые на работу с документами.

ЭДО для маркировки

Все больше категорий товаров подлежат обязательной маркировке. Сведения об их обороте отправляются в систему «Честный знак» через оператора ЭДО. Поэтому электронный документооборот – необходимое условие для тех, кто торгует маркированными товарами, в числе которых:

лекарства и медизделия,
табачную продукцию,
пивные напитки,
молочные продукты,
шины и покрышки,
одежда, обувь, белье,
парфюм, туалетная вода,
фотокамеры и т.д.

Даже если какой-либо продукцией сейчас можно торговать без нанесения штрих-кодов, маркировка со временем охватит все отрасли, поэтому переход на ЭДО упростит работу в будущем.

ЭДО и прослеживаемые товары

При работе с прослеживаемыми товарами вся отчетность ведется в электронном виде. ЭДО используется для:

приема и выставления счета-фактуры, передачи УПД при покупке или продаже такой продукции.
создания и подачи в ФНС отчетов об операциях с прослеживаемыми товарами.
подачи в налоговую уведомлений об остатках, ввозе и вывозе в ЕАЭС.

Поэтому электронный документооборот понадобится тем, кто продает стиральные машины и холодильники, детские коляски, автокресла и другие подлежащие прослеживанию товары.

Как перейти на ЭДО для торговли

Чтобы подключить ЭДО, нужно:

указать в учетной политике компании решение перейти на ЭДО,
оформить электронную подпись,
выбрать техническое решение ЭДО: в облаке или интеграция с учетной системой,
выбрать оператора, тариф и заключить с ним договор,
подготовить техническую базу (ПК, онлайн-кассы),
сообщить контрагентам об использовании электронного документооборота,
обучить сотрудников работе ЭДО.

Важный этап – выбор технического решения для ЭДО. Веб-версия в облаке подойдет небольшому бизнесу, так как вариант недорогой, не требует установки и прост в использовании. Например, «Астрал.ЭДО» с бесплатным роумингом может работать с маркировкой и доступен с любого устройства. А модуль «1С ЭДО» - оптимальный вариант для большой компании, интегрируется с учетной системой, что позволяет сотрудникам работать в привычном интерфейсе напрямую из 1С.

Специалисты ООО ЦИО помогут выбрать оптимальное для вашей компании решение по ЭДО: звоните (812) 244-11-15 (СПб), (495) 662-30-90 (Москва).