Электронные перевозочные документы
В 2022 году для автоматизации бизнес-процессов и перевода логистической сферы в цифровой формат запустили переход на электронные перевозочные документы (ЭПД). Утвердили электронные форматы транспортной накладной (ЭТрН), заказа-наряда, сопроводительной ведомости, договора фрахтования, заявки, путевого листа.
Установленных правил обмена ЭПД должны придерживаться стороны договоров автоперевозки грузов (грузоотправители, грузополучатели, перевозчики), которые заключили с оператором спецсистемы соглашение о цифровом документообороте. Применять ЭПД возможно только по согласованию со всеми участниками перевозки.
Подключиться к госсистеме обмена электронными перевозочными документами (ГИС ЭПД) может любая организация и ИП, заключив с оператором ЭДО соглашение об электронном обороте документов. Также понадобятся специализированное учетное ПО и УКЭП. Водителям достаточно простой ЭП или неквалифицированной (НЭП).
Отправлять файлы контрагенту нужно в утверждённом налоговой XML-формате через оператора ЭДО. В ГИС фиксируется каждое подписание файла ЭП со стороны участников процесса.
Алгоритм обмена электронными перевозочными документами:
- Контрагенты формируют, заверяют УКЭП и отправляют друг другу через спецсистему файлы обмена в формате XML.
- Оператор ЭДО при получении файла проверяет его формат, код и электронную подпись. Если выявлены ошибки, компании или ИП нужно будет заново все оформить и отправить. При успешном результате оператор передает файл в госсистему электронных перевозочных документов.
- Если ГИС ЭПД обнаружит расхождения, компанию уведомят о необходимости исправить данные (на это отводится 5 календарных дней).
- Из ГИС ЭПД документ направляется перевозчику и грузополучателю. Перевозчик сверяет полученный груз со сведениями электронной накладной, заверяет своей подписью и доставляет груз получателю, который принимает доставку и подписывает электронную накладную.
- При положительном результате проверки в госсистеме и поступлении парного файла (когда он необходим), статус перевозки можно изменить (завершить ее).
С электронными накладными проще отслеживать перемещение груза, так как каждый этап грузоперевозки будет отражаться онлайн. Документы в цифровом виде легче оформлять, корректировать и передавать контрагенту, без необходимости дублирования в бумажном варианте.
Отметим, что через ГИС можно обмениваться только электронными перевозочными документами. Взаимообмен с контрагентами счетами-фактурами, УПД и другой первичкой возможен только через сервис ЭДО.
Готовые решения от ООО ЦИО:
Закажите бесплатную консультацию по вопросам электронного документооборота или позвоните нам: (812) 244-11-15 (СПб), (495) 662-30-90 (Москва).
Вам подходят
Похожие статьи
