Электронная подпись: виды, оформление, применение

Электронная цифровая подпись – специальный реквизит электронного документа, своеобразный аналог рукописного автографа физического лица, в котором зашифрованы персональные сведения.

Заверка документа цифровой подписью подтверждает отсутствие в нем искажений информации. А также обозначает авторство и ответственность владельца за внесенные данные, обеспечивает юридическую значимость и конфиденциальность. Изменить документ, подписанный ЭП, нельзя, поэтому заверенные электронные соглашения могут иметь такую же юридическую силу, как и бумажные аналоги.

Значение атрибута формируется в результате шифрования информации с помощью криптографических алгоритмов. Каждый владелец ЭЦП имеет два ключа: закрытый и открытый. Закрытый ключ предназначен для генерации подписи и визирования документа, это конфиденциальная информация. Открытый используют для проверки авторства и подлинности ЭП.

При регистрации ЭП в удостоверяющем центре владелец получает сертификат, который подтверждает связь открытого ключа с его именем. 

Электронная подпись – удобный инструмент для ведения бизнеса. С ее помощью можно сдавать отчетность в госорганы, регистрировать организацию на сайте Госуслуг, подписывать банковские платежные требования и поручения и т.д. Для ряда юрлиц и индивидуальных предпринимателей ЭЦП обязательна. К ним относятся те, кто должен сдавать отчетность только в электронном формате: для налоговой – все плательщики НДС и крупные компании, для ПФР  ФСС – работодатели с количеством сотрудников больше 25. 

Виды ЭЦП

Электронная подпись бывает трех видов:

• простая;
• усиленная неквалифицированная;
• усиленная квалифицированная.

Простая ЭП – это привычные логины и пароли, которые подтверждают действия определенного физического лица. Ее имеют право оформить физлица и ИП, например, чтобы воспользоваться услугами на Едином портале госуслуг. ПЭП нельзя использовать для подписания материалов, которые содержат государственную тайну.

Усиленная неквалифицированная ЭП формируется в результате криптографического преобразования информации с применением закрытого ключа. Она позволяет определить держателя сертификата и выявить факт изменения документа после подписания. НЭП можно использовать для визирования внутренних нормативных актов компании, а также для межкорпоративного документооборота.

В соответствии с ФЗ № 63 «Об электронной подписи» электронный документ, заверенный усиленной неквалифицированной ЭП, признается эквивалентом бумажного, только если между участниками заранее было заключено соответствующее соглашение.

Усиленная квалифицированная ЭП обладает свойствами вышеописанной подписи, но для ее формирования используют средства криптозащиты (СЗКИ)  с удостоверением ФСБ РФ. Сертификат можно получить только в аккредитованных удостоверяющих центрах. КЭП равносильна подписи и печати на бумажном документе.

Сферы применения электронной подписи

Электронная отчетность

Сдача отчетности через интернет во многих случаях обязательна для ИП и организаций. Независимо от выбранного способа – отдельное ПО, онлайн-сервисы, модули 1С, сайты налоговой и ФСС – для отправки отчетов необходима электронная подпись. Сдавать отчетность в контролирующие органы можно только с самым защищенным  ключом – КЭП.

Электронный документооборот

Организация ЭДО требует применения цифровой подписи. В этом случае ЭЦП выступает аналогом собственноручного автографа руководителя на бумажном документе и обладает несомненным преимуществом – ее можно использовать удаленно, в режиме онлайн.

В рамках внутреннего документооборота с помощью ЭЦП визируются приказы и распоряжения директора. Они считаются защищенными от искажений и утвержденными, готовыми к исполнению. Для внутреннего делопроизводства можно применять как простую подпись, так и неквалифицированную.

При внешнем документообороте ЭЦП придает подписанным договорам юридическую силу. Только заверенный электронный документ признается подлинным и может учитываться в судебных разбирательствах как доказательство.

Для заключения сделок с клиентами и партнерами, ЭДО между компаниями подойдет и неквалифицированная ЭП, если это соответствует предварительным договоренностям между сторонами.

Электронные торги

При участии в закупках на электронных торговых площадках цифровая подпись является для заказчиков и поставщиков гарантом реальности предложений и сделок. Также ЭЦП нужна для прохождения аккредитации на торгах и визирования необходимых документов.

Государственные услуги

ЭП позволяет пользоваться сервисами на сайте госуслуг: заверять и отправлять заявления в ведомства, получать уведомления и т.д. Приобрести простую ЭЦП для этих целей может каждый гражданин РФ. 

Арбитражный суд

При разрешении споров между компаниями в суде в некоторых случаях документы, подписанные ЭП, могут выступать в качестве доказательств.

Как выбрать сертификат ЭЦП

При выборе сертификата нужно четко определить сферу использования ЭП и операции, которые с ее помощью будут проводиться. Важно убедиться в отсутствии ограничений на использование конкретной ЭП.

Обратите внимание на ряд моментов:

• есть ли в законодательстве закрепление конкретного вида ЭЦП за вашим видом деятельности или целями ее применения;
• какие задачи нужно будет решать с помощью ЭЦП.

Стоимость сертификата зависит от его функционала и от области применения электронного ключа.

Период действия сертификата – 12 месяцев. Но и после окончания «срока годности» ЭП, документы не теряют юридической силы, так как имеют штамп времени. Это цифровой аналог даты на бумаге, который подтверждает актуальность сертификата на момент заверки документа.

Где получить электронную подпись

Получить простую подпись можно, заполнив заявление в МФЦ и предъявив паспорт и СНИЛС. В результате в этот же день выдают уведомление с логином и паролем, которые можно изменить в личном кабинете на сайте госуслуг. Срок действия ПЭП – пожизненный.

НЭП оформляют в удостоверяющих центрах. Данные записывают на флешку, которую нужно будет вставлять в компьютер каждый раз для подписания отчета или договора.

Наиболее защищенный вид подписи – усиленная квалифицированная – выдается в аккредитованном УЦ. Сертификат получить может как физическое, так и юридическое лицо. Физлицо должно предоставить паспорт, СНИЛС, ИНН. Для организаций и ИП список шире:

• свидетельство о госрегистрации,
• устав (для организаций),
• выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП,
• ИНН,
• паспорт,
• СНИЛС,
• заверенная у нотариуса копия приказа о назначении руководителя.

После оформления КЭП выдадут защищенный электронный носитель (карту памяти, токен или флешку) с записанными сертификатом и ключами. Срок действия ЭП – 1 год.   

Работа с электронной подписью

Электронная подпись – полноценный аналог печати организации и подписи директора или главбуха. Поэтому существуют правила работы с ней:

• запрет на передачу третьим лицам.
• если ключ не используется, желательно хранить его в сейфе,
• не рекомендуется оставлять носитель включенным в компьютер или около источников магнитных полей,
• нельзя записывать на носитель какую-либо информацию,
• при поломке, утрате или компрометации ключа нужно обратиться в УЦ, чтобы отозвать его и оформить новый.
• продлевать сертификат по истечении срока действия следует в УЦ заранее, не оставляя это на последний день.

---

Удостоверяющий центр ЗАО «Калуга Астрал» оформит электронную подпись в течение суток: минимальный пакет документов в можно предоставить в электронном виде.