Как выбрать программу для сдачи электронной отчетности?

Рынок программных продуктов для автоматизации бизнеса и сдачи электронной отчетности предлагает широкий ассортимент, заставляющий предпринимателя задуматься – что же подойдет именно ему? Выбрать подходящую программу для отправки отчетов через интернет можно, тщательно проанализировав соотношения цены, качества и функциональных возможностей ПО.

Кто и куда должен сдавать электронную отчетность

Согласно законодательству, отчитаться перед контролирующими органами можно:

лично или через представителя,
по почте (ценное письмо + опись вложения),
в электронном формате через интернет.

Два первых способа более привычны и понятны, но пользоваться ими могут далеко не все. В некоторых случаях отчетность обязательно должна предоставляться в цифровом формате.

Налоговые декларации в электронном виде обязаны сдавать:

все плательщики НДС (в т. ч. налоговые агенты), независимо от количества сотрудников,
ИП и организации, у которых среднее количество сотрудников за предыдущий год больше 100 человек,
новые организации, у которых в штате более 100 работников,
крупнейшие налогоплательщики (список ФНС формирует ежегодно на основе ряда критериев).

Формы 2-НДФЛ и 6-НДФЛ в электронном формате предоставляют компании, у которых больше 25 сотрудников.

С 2020 года годовую бухгалтерскую отчетность ФНС принимает только в электронном виде по ТКС через оператора ЭДО. Отсрочка сделана для малого бизнеса, представители которого могут сдавать баланс на бумажных носителях.

ИП и организации сдают отчеты по страховым взносам в ПФР и ФСС. По телекоммуникационным каналам связи должны подавать отчетность:

ИП и организации с количеством человек в штате больше 25.
вновь созданные компании с численностью сотрудников от 25.

направления сдачи отчетов через интернет

В некоторых случаях формат сдачи документов выбирает сам страхователь или налогоплательщик. Преимущества электронной сдачи отчетов рассмотрели не только контролирующие органы, но и предприниматели.

Подключение к электронной отчетности: что нужно

Для организации системы электронной отчетности необходимо выбрать оператора связи и программное обеспечение.

Оператор ЭДО – посредник между налоговой, ПФР, ФСС и др. и индивидуальным предпринимателем (организацией). Он обеспечивает обмен конфиденциальной и открытой информацией между сторонами, поэтому должен иметь необходимые технологии и оборудование. На сегодняшний день реестр операторов электронного документооборота на сайте ФНС содержит 127 организаций. Выбирая оператора, убедитесь, что он есть в официальном списке.
Электронная подпись. Для подписания отчетов перед отправкой в контролирующие органы нужно использовать квалифицированную электронную подпись. Иногда ЭПЦ включена в комплект ПО для отправки отчетности.
Программное обеспечение. По технологическим характеристикам программы электронной отчетности делятся на две группы:

offline — система на компьютере, на внешнем жестком диске или флешке. Это такие программы, как 1С-Отчетность, Астрал Отчет, СБИС ++ и т.д.
online — облачные технологии, работа в сети Интернет. Не всегда «онлайн» означает возможность доступа с любого компьютера, подключенного к интернету. Иногда программа, несмотря на то, что работает в веб-среде, требует установки на ПК средства криптографической защиты информации (СКЗИ). То есть работать в программе с разных компьютеров невозможно. Ряд сервисов не требуют привязки к «шифрованному» рабочему месту (Бухгалтерия.Контур, Бухсофт, Мое Дело, Главбух, Сбис Легкий и т.д.)

Что учесть при выборе программы электронной отчетности

По большому счету все программы электронной отчетности предназначены и настроены для решения одних и тех же задач. Но они отличаются спецификой работы, поддерживаемыми видами отчетов, необходимыми мощностями оборудования, стоимостью, производительностью, дополнительными опциями.

Определите, что важно именно для вашего бизнеса и выбирайте софт, соответствующий персональным требованиям.

Критерии, которые следует принимать во внимание при выборе программы:

Вид (установочная программа или онлайн-сервис)
Обязательность СЗКИ
Направления сдачи отчетов
Возможность формировать отчеты в редакторе
Тестирование и проверка файлов перед отправкой
Дополнительные опции
Удобство интерфейса
Качество техподдержки клиентов
Стоимость

Также следует учитывать количество организаций, по которым нужно отчитываться, и число пользователей, которые будут работать с сервисом.

Базовый функционал включает отправку отчетности в контролирующие органы, письма, сверки, инструментарий для подготовки и проверки отчетов, ресурсы для загрузки файлов из других программ. Обратите внимание на интерфейс: интуитивно понятная рабочая среда упростит работу над отчетами и не потребует затрат времени и усилий на обучение. Все программы сдачи отчетности в цифровом формате обеспечивают защищенную передачу данных.

Программы отправки отчетности в электронном виде

Выгодные решения предлагает один из крупнейших спецоператоров связи в России — ЗАО «Калуга Астрал». Среди них наиболее популярны офлайн-системы «Астрал Отчет» и 1С-Отчетность.

Астрал Отчет – программный комплекс, благодаря которому на формирование и сдачу отчета тратятся считанные минуты. Устанавливается локально на рабочий компьютер и принимает к загрузке файлы, созданные в любой программе бухучета. Перед отправкой документы можно проверить и отредактировать.

Из дополнительных опций сервиса — модуль проверки контрагентов, который поможет больше узнать о потенциальных партнерах. Также ПО дает возможность наладить электронный документооборот с организациями-партнерами и отслеживает сроки сдачи отчетности.

1С-отчетность представляет собой встроенный в «1С:Предприятие 8» модуль, т.е. установка отдельной программы на ПК не требуется. Сервис позволяет сдавать отчеты непосредственно из платформы 1С:Предприятие, без переключения в другие программы и повторной загрузки форм отчетов. Преимущество сервиса — знакомый бухгалтерам интерфейс, в котором проще формировать, проверять и редактировать документы.

Обе программы отслеживают актуальность форм и регулярно обновляются.

Отправка онлайн-отчетности через специализированные сервисы сводит к минимуму вероятность ошибок, утраты документов и опоздания со сроками сдачи.

Выбрать подходящую программу для вашего бизнеса помогут специалисты ООО «Центр информационного обслуживания». Закажите бесплатную консультацию или ознакомьтесь с предложениями самостоятельно в разделе «Электронная отчетность».