Переход на ЭДО во время карантина

Неблагоприятная эпидемиологическая ситуация вынуждает работодателей не только переводить сотрудников на дистанционную работу, но и искать способы организации бесконтактного обмена документами с контрагентами.

Наиболее эффективное решение – переход на электронный документооборот, при котором оригиналы документов изначально формируются в электронном виде. ЭДО обладает очевидными преимуществами: электронные документы невозможно потерять, есть возможность совместной работы над договорами, проще проходить проверки и т.д. Компании не нужно тратиться на бумагу для распечатки документов, а также занимать место для хранения бумажных оригиналов. Подписать и отправить договор партнеру через ЭДО – дело нескольких минут, он сразу же его получит. Такие простые действия с документами на бумаге занимают гораздо больше времени.

Внешний электронный документооборот позволяет наладить обмен документами между организациями и государственными органами.

Обратите внимание, что простая пересылка отсканированных документов по e-mail не снимает необходимости подписывать бумажные оригиналы. Сканы-копии не имеют юридической силы. Обмен документами через ЭДО требует заверения их электронной подписью, что при соблюдении некоторых условий придает им юридическую силу.

Что нужно для перехода на ЭДО?

Пошаговая инструкция перехода на электронный документооборот:

Зафиксировать способ работы с документами в учетной политике компании.
Получить электронную подпись в удостоверяющем центре, если раньше ее не было.
Выбрать техническое решение ЭДО: облачный сервис (веб-версия) или интеграция. Это один из наиболее важных шагов.

Облачный сервис подойдет небольшим организациям, трафик которых не превышает сотни исходящих документов в месяц. Этот вариант не требует никакого вмешательства в информационные системы компании и интеграции с ними, работа происходит через браузер. Затраты при использовании веб-версии будут зависеть только от количества отправленных документов.

Интеграция с учетной системой компании дает возможность сотрудникам работать в привычном интерфейсе и помогает автоматизировать многие процессы. Интеграционное решение подойдет для организаций с большим количеством контрагентов и значительным внешним документооборотом. Подключить ЭДО можно через коробочное решение учетной системы, с помощью коннектора или средств API. Например, для интеграции с 1С разработан специальный модуль «1С ЭДО», встроенный в типовые конфигурации системы.

Выбрать оператора ЭДО и тариф. Заключение договора. На этом этапе необходимо сравнить предлагаемые пакеты услуг и их стоимость, почитать отзывы, протестировать техническую поддержку разных операторов. Важная характеристика – поддержка роуминга. Стоит обратить внимание на наиболее известных операторов ЭДО с хорошей репутацией.
Поставить в известность контрагентов о готовности использовать ЭДО. Партнеров, которые не перешли на электронный документооборот, желательно убедить сделать это для удобства совместной работы, так как отныне вы будете работать преимущественно с электронными документами. Если контрагенты не внедряют ЭДО, компании придется обеспечивать как электронный, так и бумажный документооборот.