Электронный документооборот в 2021 году: изменения

Переход на дистанционную работу в связи с пандемией способствовал активному внедрению ЭДО в деятельность организаций и ИП. С 2021 года вступили в силу изменения, касающиеся электронного документооборота между организациями и контролирующими органами.

Наиболее важное изменение – бухгалтерская отчетность подается только в электронном формате и только в ФНС. Субъекты малого предпринимательства больше не вправе представлять отчеты на бумаге – в таком случае бухотчетность будет считаться непринятой.

Для сдачи отчетности в электронном виде понадобится: электронная подпись и программа сдачи электронной отчетности.

Для налаживания ЭДО между организациями необходимо заключить договор об обмене электронными документами, а также договор с оператором ЭДО, установить специальное ПО, определить порядок работы.

Электронный документооборот для работы с маркировкой

Для компаний-участников оборота маркированной продукции одно из обязательных законодательных требований – подключение к электронному документообороту для обмена УПД (универсальными передаточными документами) с контрагентами.

Напомним, в 2021 году в действие вступает обязательная маркировка ряда товаров:

с 1 января – товары легкой промышленности (одежда, кухонное и постельное белье);
с 1 июня – молочная продукция.

При передаче товаров с маркировкой между участниками оборота ЭДО автоматически фиксирует переход кодов посредством первичных документов (УПД). Затем данные передаются в систему мониторинга «Честный знак».

Аналогичная система обмена электронными документами предусмотрена в системе Меркурий, применяемой для мониторинга движения продукции, подлежащей ветеринарному контролю.

Электронный документооборот для закупок

В единой информационной системе в сфере закупок (ЕИС) реализован функционал по формированию и подписанию документа о приемке товаров, работ, услуг в электронной форме.

Организации, участвующие в электронных торгах с 1 апреля 2021 года обязаны использовать только электронный документооборот. С помощью ЭДО будет проще заполнять документы, следить за изменением их статуса онлайн, а также повысится скорость и безопасность передачи данных.

Для компаний, занимающихся продажей товаров на иностранном рынке, с 2021 года доступна система электронных чеков системы tax free и электронный документооборот между участниками. Это позволит быстрее проводить возмещение НДС за продукцию, купленную в РФ для экспорта.

Электронный документооборот для статотчетности

В 2021 году все респонденты, кроме субъектов малого и среднего предпринимательства, обязаны предоставлять отчетность в органы статистики в электронном формате, заверенную УКЭП. Так как для перехода на новый порядок сдачи отчетов необходимо время, Росстат временно будет принимать статданные и в бумажном формате. Но при этом рекомендует переходить на электронный документооборот как можно раньше.

Для представителей МСП действует отсрочка до 1 января 2022 года, когда можно еще отчитаться на бумаге.

Читать об электронном документообороте с ПФР

Внедрение электронного документооборота позволяет автоматизировать операции с бумагами, сокращает расходы на закупку бумаги, повышает скорость обмена документами с контрагентами и контролирующими органами, обеспечивает удобный поиск и хранение документов и т.д.

ООО «ЦИО» предоставляет услуги по подключению сервисов ЭДО:

Астрал Отчет 5.0 – программа для сдачи отчетности в контролирующие органы (ФНС, ПФР, ФСС, Росстат и т.д.).
Астрал Онлайн – онлайн-сервис для обмена электронными документами с контрагентами, не требует установки.
1С Электронный документооборот – встроенный в 1С модуль, позволяющий обмениваться электронными документами прямо из «1С: Предприятие 8».