Кадровый ЭДО: переход
Федеральный закон № 377-ФЗ от 21.11.2021 года позволяет компаниям вести кадровое делопроизводство в электронном виде, без дублирования на бумаге.
Не допускается ведение в цифровом формате ряда документов, в том числе:
- трудовых книжек и сведений о трудовой деятельности;
- актов о несчастном случае на производстве;
- приказов об увольнении;
- актов, подтверждающих прохождение обучения по охране труда.
Решение о переходе на кадровый ЭДО принимает каждая компания самостоятельно. Для перехода необходимо издать соответствующий локальный нормативный акт, определяющий порядок кадрового делопроизводства, предварительно согласовав его с профсоюзом. О новом формате ведения кадровых документов необходимо уведомить сотрудников, которые вправе отказаться от электронного взаимодействия.
Компания может организовать кадровый ЭДО с помощью:
- единой цифровой платформы «Работа в России»,
- системы оператора ЭДО (Астрал.ЭДО, 1С-ЭДО),
- собственной информационной системы.
Электронная подпись в кадровом ЭДО
Внедрение кадрового ЭДО дает возможность заключать трудовые договора дистанционно, не требуя от работника посещения офиса. Для подписания документов понадобятся электронные подписи:
- УКЭП,
- УНЭП, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора,
- УНЭП, выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства.
Вид электронной подписи зависит от применяемой информационной системы и типа подписываемого документа. Работодателю для подписания электронных документов подходят УКЭП и УНЭП, оформленная с помощью инфраструктуры электронного правительства. Работник вправе использовать УКЭП, УНЭП, выданную через инфраструктуру электронного правительства и простую электронную подпись, ключ которой получен при личной явке.
При переходе на кадровый электронный документооборот в обязанности нанимателя входит обеспечение работников электронными подписями. Расходы на оформление сотруднику ЭП и ее использование несет работодатель.
Услуги ООО «ЦИО»:
- оформление электронной подписи для сотрудников компании, физлиц;
- подключение ЭДО.
Закажите бесплатную консультацию или позвоните нам: (812) 244-11-15 (СПб), (495) 662-30-90 (Москва).
