Кадровый ЭДО: переход

Федеральный закон № 377-ФЗ от 21.11.2021 года позволяет компаниям вести кадровое делопроизводство в электронном виде, без дублирования на бумаге.

Не допускается ведение в цифровом формате ряда документов, в том числе:

трудовых книжек и сведений о трудовой деятельности;
актов о несчастном случае на производстве;
приказов об увольнении;
актов, подтверждающих прохождение обучения по охране труда.

Решение о переходе на кадровый ЭДО принимает каждая компания самостоятельно. Для перехода необходимо издать соответствующий локальный нормативный акт, определяющий порядок кадрового делопроизводства, предварительно согласовав его с профсоюзом. О новом формате ведения кадровых документов необходимо уведомить сотрудников, которые вправе отказаться от электронного взаимодействия.

Компания может организовать кадровый ЭДО с помощью:

единой цифровой платформы «Работа в России»,
системы оператора ЭДО (Астрал.ЭДО, 1С-ЭДО),
собственной информационной системы.

Электронная подпись в кадровом ЭДО

Внедрение кадрового ЭДО дает возможность заключать трудовые договора дистанционно, не требуя от работника посещения офиса. Для подписания документов понадобятся электронные подписи:

УКЭП,
УНЭП, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора,
УНЭП, выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства.

Вид электронной подписи зависит от применяемой информационной системы и типа подписываемого документа. Работодателю для подписания электронных документов подходят УКЭП и УНЭП, оформленная с помощью инфраструктуры электронного правительства. Работник вправе использовать УКЭП, УНЭП, выданную через инфраструктуру электронного правительства и простую электронную подпись, ключ которой получен при личной явке.

При переходе на кадровый электронный документооборот в обязанности нанимателя входит обеспечение работников электронными подписями. Расходы на оформление сотруднику ЭП и ее использование несет работодатель.

Услуги ООО «ЦИО»: